Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten") innerhalb der Anwendung Hausmeisterservice. Grundlage für den Datenschutz ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Karl-Heinz Bicker
Biberstraße 27, 85354 Freising, Deutschland
Vertreten durch: Karl-Heinz Bicker
E-Mail: info@vaydena.de
Telefon: 0151 24012554

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zu dem Zweck, den Betrieb der Software Hausmeisterservice für unsere Kunden bereitzustellen. Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — Bereitstellung des Nutzerkontos, Verwaltung von Arbeitsaufträgen, Objekten, Mängelmeldungen, Zeiterfassung und Rechnungsstellung.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — technisch notwendige Verarbeitung (Session-Cookies, Fehler-Logs, Sicherheit gegen Missbrauch).
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) — für Push-Benachrichtigungen und E-Mail-Kommunikation über die reine Vertragsabwicklung hinaus. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungsdaten (§147 AO, §257 HGB).

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten — Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenzugehörigkeit, Rolle.
• Auftragsdaten — Arbeitsaufträge, Objekte, Wartungspläne, Mängelmeldungen, hochgeladene Dokumente und Fotos.
• Zeitdaten — Zeiterfassungs-Einträge (Beginn, Ende, Pausen, Korrekturanträge). Eine Standortverfolgung von Mitarbeitenden findet nicht statt.
• Kommunikationsdaten — interne Nachrichten, versendete E-Mails, Push-Abonnement-Endpunkte.
• Nutzungsdaten — Login-Zeitpunkte, Änderungsprotokolle (Audit-Log) zu sicherheitsrelevanten Aktionen.

Vor dem Upload werden Foto-Metadaten (EXIF), insbesondere Standort- und Geräteinformationen, automatisch entfernt.

4. Sonderkonstellation: unsere Rolle als Auftragsverarbeiter für B2B-Kunden

Hausmeisterservice wird als Software-as-a-Service an Hausmeister- und Facility-Betriebe (im Folgenden „Firmenkunden") vermietet. Diese Firmenkunden nutzen die App, um Daten ihrer eigenen Mitarbeiter, Bewohner, Eigentümer, Auftraggeber und Objekte zu verwalten.

In dieser Konstellation ist der jeweilige Firmenkunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) für die von ihm eingegebenen Daten. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seiner Weisung als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Für Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung etc.) hinsichtlich dieser Daten ist der jeweilige Firmenkunde der Ansprechpartner — wir dürfen Auskünfte an Betroffene nur nach Freigabe durch den Firmenkunden erteilen.

Für den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages nach Art. 28 DSGVO stellen wir eine Vertragsvorlage zur Verfügung. Details, Prozess und Sub-Prozessor-Liste finden Sie unter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Diese Datenschutzerklärung beschreibt darüber hinaus die Verarbeitung, für die wir selbst Verantwortlicher sind — insbesondere Konto-, Rechnungs- und Nutzungsdaten der Firmenkunden gegenüber uns als Anbieter.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister ein, die für uns personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verarbeiten:

• Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992 — Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher. Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union (Frankfurt am Main, Deutschland). Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) gemäß Art. 28 DSGVO. Datenschutzerklärung: https://supabase.com/privacy.
• Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA — Versand von Transaktions-E-Mails (Rechnungen, Angebote, Benachrichtigungen). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Datenschutzerklärung: https://resend.com/legal/privacy-policy.
• Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern — Hosting der Web-Anwendung. Mit Hostinger besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Datenschutzerklärung: https://www.hostinger.de/datenschutzrichtlinie.

Eine Weitergabe an weitere Dritte findet nur statt, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind (z. B. gegenüber Steuerbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

6. Speicherdauer

• Konto- und Stammdaten: bis zur Löschung des Nutzerkontos.
• Rechnungs- und steuerrelevante Daten: 10 Jahre (§147 AO), Handelsbriefe 6 Jahre (§257 HGB).
• Audit-Log-Einträge: 2 Jahre.
• Push-Abonnement-Endpunkte: bis zum Widerruf oder Abmeldung.
• Sonstige Betriebsdaten: für die Dauer der Vertragsbeziehung + 30 Tage Karenzzeit.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte uns gegenüber:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, insbesondere bei berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an info@vaydena.de.

Selbstbedienung für angemeldete Nutzer: Sobald Sie ein Konto in Hausmeisterservicehaben, können Sie unter /settings/privacy jederzeit eine vollständige Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO als JSON-Datei herunterladen und einen Löschantrag nach Art. 17 DSGVO mit vorausgefüllter E-Mail stellen. Für die übrigen Rechte (Berichtigung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf) ist der oben genannte Kontaktweg vorgesehen.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

9. Cookies und lokale Speicherung

Hausmeisterservice setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmelde-Session ein. Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich; eine Einwilligung nach §25 Abs. 1 TTDSG ist nach §25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG nicht erforderlich.

Weiterhin verwendet die Anwendung Local Storage und IndexedDB, um Bedienelemente-Einstellungen und Offline-Warteschlangen (z. B. für Zeiterfassung ohne Internetverbindung) im Browser zu speichern. Es findet keine Übertragung dieser Daten an Dritte statt.

10. Push-Benachrichtigungen

Nach Aktivierung durch den Nutzer sendet die Anwendung Push-Benachrichtigungen über den Push-Dienst des jeweiligen Browsers (Web Push mit VAPID). Dabei wird ein pseudonymisierter Endpunkt gespeichert. Nutzer können Push-Benachrichtigungen jederzeit über die Einstellungen der Anwendung oder ihres Browsers deaktivieren.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, unberechtigten Zugriff und Manipulation zu schützen. Dazu gehören insbesondere: Transportverschlüsselung (TLS) für alle Verbindungen, Row-Level-Security zur Mandanten-Trennung in der Datenbank, verschlüsselte Backups sowie Rollen- und Rechteverwaltung mit dem Prinzip minimaler Berechtigungen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund gesetzlicher Änderungen oder Änderungen unserer Leistungen erforderlich wird. Über wesentliche Änderungen werden aktive Nutzer per E-Mail informiert.